Applicant privacy notice

Applicant Privacy Notice - Alleima

1. Introduction

Alleima collects and processes the information that you submit when you apply for a position at Alleima ("Personal Data"). This applicant privacy notice ("Privacy Notice") sets out which Personal Data that we collect and for which purposes it is processed, as well as your rights connected to the processing of your Personal Data.

“Personal Data” means all types of information that can directly or indirectly identify a live person.

Throughout this Privacy Notice the term "processing" is used to cover all activities involving your Personal Data, including collecting, handling, storing, sharing, accessing, using, transferring and disposing of information.

The “GDPR” is the EU (2016/679) General Data Protection Regulation. It is a regulation aimed to protect the Personal Data of individuals.

2. Purposes for processing your Personal Data

2.1 Administration of the application process and assessment of your skills, qualifications and interests, including information verification

Alleima may process your Personal Data for the purpose of administering the application process. This includes processing your Personal Data to assess your skills, qualifications and interests against the particular job you have applied for, as well as take measures to verify that the information you have provided is true and accurate, for example, by means of reference checks. Personal Data processed for these purposes include:

• Contact information (such as name, address, e-mail address and telephone number)
• Position applied for and job preferences, how you heard about the position, your willingness to travel if the applied position so requires
• Information about current employment
• Education
• Job experience
• Formal Qualifications
• Qualifications (such as language skills, computer knowledge and special skills)
• Information from personality, psychometric tests and aptitude assessments, including your responses and supplier generated reports and evaluations
• References
• Other information provided by you in your Curriculum Vitae and/or personal letter

Your Personal Data is processed based on Alleima’s legitimate interests to administer your application, assess your suitability for the position and to verify your information as well as in order to take steps requested by you prior to potentially entering into an employment contract.

Your Personal Data will be processed during the application process. When the application process has been closed, we will store your Personal Data for an additional period (as permitted in your country) in order to exercise, establish or defend a legal claim. Additionally, if you become employed by Alleima, we will store your Personal Data during your employment in accordance with the Alleima Employee Privacy Notice.

2.2. Conduct background checks

If the position you apply for requires local background checks and, to the extent permitted by local law, Alleima will process your Personal Data for the purpose of conducting background checks. Personal Data processed for this purpose includes:

• Contact information (such as name, address, e-mail address, telephone number)
• Copy of your criminal record
• Financial information (e.g. credit checks)
• References

Your Personal Data is processed on the basis of Alleima’s legitimate interest to verify that your background is suitable for Alleima's business and the job you have applied for. Moreover, Alleima has an interest in verifying the information that you have provided.

Any criminal records processed will be irreversibly erased after Alleima has conducted the background check.

2.3. Record keeping and communication of career opportunities

If you give your consent, Alleima will also process your Personal Data for consideration with other potential positions within the Alleima group and keep you informed regarding potential career opportunities that suit your profile. Personal Data processed for this purpose includes:

• Contact information (such as name, address, e-mail address and telephone number)
• Position previously applied for and job preferences, how you heard about the position, your willingness to travel if the applied position so requires
• Information about current employment
• Education
• Job experience
• Formal Qualifications
• Qualifications (such as language skills, computer knowledge and special skills)
• References
• Other information provided by you in your Curriculum Vitae and/or personal letter

Your Personal Data is processed on the basis of your consent. You may revoke your consent in accordance with section 6 below.

The Personal Data processed for the above purposes will be stored for twelve (12) months, calculated from when the application process has been closed. However, Alleima will store your Personal Data even longer, if you notify Alleima you would like to be considered for other positions within Alleima. Such notification shall constitute a renewed consent to the processing of your Personal Data, and Alleima will then store your Personal Data for an additional 12 months.

Alleima will strive to send you an e-mail reminder at the end of the twelve month period. If you become employed by Alleima, we will store your Personal Data during your employment in accordance with the Alleima Employee Data Privacy Notice.

2.4. Establish, exercise and defend legal claims

Alleima may process your Personal Data for the purposes of establishing, exercising and defending potential legal claims. Personal Data processed for these purposes include the same categories of Personal data as detailed above.

Your Personal Data processed in accordance with this section 2.4 is processed on the basis of a legitimate interest for Alleima to establish, exercise and/or defend potential legal claims in the event of a dispute or controversy between you and Alleima, related to the hiring process and/or your application.

As explained above, the Personal Data processed for this purpose will be stored until the application process for the position you have applied for is closed (except for background checks which are deleted in accordance with section 2.2 above) and the additional period (as permitted in your country) in order to exercise, establish or defend a legal claim.

3. Disclosure and transfer of Personal Data

Alleima may disclose Personal Data processed for the purposes set forth in section 2 above to other companies within the Alleima group. Such recipients may be located in countries outside the EU/EEA. To ensure adequate protection of Personal Data when it is transferred (regardless to which country it is transferred) both the sending and receiving Alleima entity have entered Alleima’s intra-group data transfer agreement. This means that the receiving Alleima entity must safeguard the Personal Data, for example by complying with the European Commission´s Standard Contractual Clauses in relation to the data transfer.

Moreover, Alleima may share data with external parties such as vendors and service providers that process Personal Data under Alleima´s instructions. If and when Personal Data is transferred outside the EU/EEA, Alleima will ensure that the European Commission´s Standard Contractual Clauses have been entered into between the Alleima entity that transfers the data and the receiving external party. Alternatively, other safeguards will be put in place before such a transfer.

You are entitled to receive a copy of any documentation demonstrating that appropriate safeguards have been taken in order to protect your Personal Data during a transfer outside the EU/EEA regardless of whether it is an intra-group transfer or a transfer to an external party. To request such a confirmation, please send your request to privacy@Alleima.com.

Transfers in accordance with this section 3 will be done for the same purposes as described above and are based on the same legal ground as is applicable for each respective purpose set forth in section 2 above.

If you would like further information of countries outside the EU/EEA to which your personal data may be transferred, contact us at privacy@alleima.com.

Alleima may also provide your Personal Data (such as name, social security number, address and information regarding your income) to governmental authorities for the purposes of complying with legal obligations, for example, in the area of accounting and tax reporting.

4. Your rights

4.1. Right of rectification and access

Alleima will take steps in accordance with the GDPR to keep your Personal Data accurate, complete and up-to-date. If you identify that any Personal Data related to you is inadequate, incomplete or incorrect, you are entitled to have the Personal Data corrected.

Further, you also have the right to request access to the Personal Data that we process about you. Such request should be made through www.alleima.com/privacy.

4.2. More specifically, you have the below listed rights under the GDPR.

All requests should be made through www.alleima.com/privacy

a) request confirmation about whether your Personal Data is processed. If so, you have the right to access your Personal Data and additional information such as the purpose of processing. You are also entitled to receive a copy of the Personal Data undergoing processing. If you make the request digitally, the information will be provided in a machine readable format.

b) object based on your particular situation to any processing of your Personal Data based on a legitimate interest of Alleima;

c) where Processing was based on your consent, withdraw your consent at any time;

d) under certain circumstances have your Personal Data erased;

e) under certain circumstances, restrict the processing of your Personal Data; and

f) for data portability GDPR requirements, receive a machine-readable copy of the Personal Data processed based on your consent and when the personal data has been provided to Alleima by you.

4.3. Complaints to the supervisory authority

You always have the right to file a complaint regarding the processing of your Personal Data to the competent data protection authority in the country where you live, where you are working or where you believe a violation of the GDPR occurred.

5. Contact information

The controller for your Personal Data is the Alleima entity that you are applying to and another Alleima group entity if necessary to further fulfill the above-stated purposes. If you have any questions about who the controller is of your Personal Data, please contact us at privacy@alleima.com.

6. Revocation of consent

You may at any time revoke any or all of the above consents that you have given Alleima pertaining to the processing of your Personal Data.

You may revoke your consent by contacting Alleima at https://www.alleima.com/privacy. Alleima will cease to process your Personal Data relating to the purposes for which your consent has been revoked and you will receive verification by Alleima that your Personal Data no longer will be processed for that purpose.

Aviso de privacidade para candidatos – Alleima

1. Introdução

A Alleima faz a recolha e o tratamento das informações que envia quando se candidata a um cargo na Alleima ("Dados Pessoais"). Este aviso de privacidade para candidatos ("Aviso de Privacidade") estabelece quais são os Dados Pessoais que recolhemos e os objetivos para os quais são tratados, bem como os seus direitos associados ao tratamento dos seus Dados Pessoais.

A expressão "Dados Pessoais" significa todos os tipos de informações que podem identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa viva.

Ao longo deste Aviso de Privacidade, o termo "tratamento" é utilizado de modo a abranger todas as atividades que envolvem os seus Dados Pessoais, incluindo a recolha, o processamento, o armazenamento, a partilha, o acesso, a utilização, a transferência e a eliminação de informações.

O "RGPD" é o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (2016/679). Trata-se de um regulamento que visa proteger os Dados Pessoais dos indivíduos.

2. Objetivos do tratamento dos seus Dados Pessoais

2.1. Gestão do processo de candidatura e avaliação das suas competências, qualificações e interesses, incluindo a verificação de informações

A Alleima poderá fazer o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de gerir o processo de candidatura. Tal inclui o tratamento dos seus Dados Pessoais para avaliar as suas competências, qualificações e interesses em relação a um cargo específico ao qual se candidatou, bem como a tomada de medidas para verificar se as informações que forneceu são verdadeiras e precisas, por exemplo, através da verificação de referências. Os Dados Pessoais tratados para estes objetivos incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail e número de telefone)
• Cargo ao qual se candidata e preferências profissionais, como teve conhecimento do cargo, a sua disponibilidade para viajar se o cargo pretendido assim o exigir
• Informações sobre a sua atividade profissional atual
• Habilitações académicas
• Experiência profissional
• Títulos de formação
• Qualificações (como competências linguísticas, conhecimentos informáticos e competências específicas)
• Referências
• Outras informações que disponibiliza no seu Curriculum Vitae e/ou carta pessoal

Os seus Dados Pessoais são tratados com base nos legítimos interesses da Alleima em gerir a sua candidatura, avaliar a sua adequação ao cargo e verificar as suas informações, bem como para tomar as medidas que solicitou antes de celebrar um potencial contrato de trabalho.

Os seus Dados Pessoais serão tratados durante o processo de candidatura. Depois de encerrado o processo de candidatura, guardaremos os seus Dados Pessoais durante os nove meses seguintes ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país, de modo a exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade para os Funcionários da Alleima.

2.2. Realizar a verificação de antecedentes

Se o cargo ao qual se candidata assim o exigir, e na medida permitida pela legislação local, a Alleima fará o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de realizar a verificação de antecedentes. Os Dados Pessoais tratados para este objetivo incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail, número de telefone)
• Cópia do seu registo criminal
• Informações financeiras (por exemplo, verificações de crédito)
• Referências

Os seus Dados Pessoais são tratados com base no legítimo interesse da Alleima em verificar se os seus antecedentes são adequados à atividade de negócio da Alleima e ao cargo ao qual se candidatou. Além disso, é do interesse da Alleima verificar as informações que forneceu.

Todos os registos criminais tratados serão apagados irreversivelmente após a Alleima ter realizado a verificação de antecedentes. Depois de encerrado o processo de candidatura, guardaremos os seus Dados Pessoais durante os nove meses seguintes ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país, de modo a exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade para os Funcionários da Alleima.

2.3. Conservação de registos e comunicação de oportunidades de carreira

Se der o seu consentimento, a Alleima também fará o tratamento dos seus Dados Pessoais com respeito a outros possíveis cargos dentro do grupo Alleima e mantê-lo-á informado relativamente a potenciais oportunidades de carreira que se adequam ao seu perfil. Os Dados Pessoais tratados para este objetivo incluem:

• Informações de contacto (como nome, morada, endereço de e-mail e número de telefone)
• Cargo ao qual se candidatou anteriormente e preferências profissionais, como teve conhecimento do cargo, a sua disponibilidade para viajar se o cargo pretendido assim o exigir
• Informações sobre a sua atividade profissional atual
• Habilitações académicas
• Experiência profissional
• Títulos de formação
• Qualificações (como competências linguísticas, conhecimentos informáticos e competências específicas)
• Referências
• Outras informações que disponibiliza no seu Curriculum Vitae e/ou carta pessoal

Os seus Dados Pessoais são tratados com base no seu consentimento. Poderá revogar o seu consentimento de acordo com a secção 6 abaixo.

Os Dados Pessoais tratados para os objetivos acima referidos serão conservados durante doze (12) meses (a menos que a legislação no país onde se candidatou permita um período de retenção mais longo com base na defesa de direitos ou autorize um período de retenção mais curto), que são calculados a contar do momento em que o processo de candidatura é encerrado. No entanto, a Alleima guardará os seus Dados Pessoais durante mais tempo, se notificar a Alleima que pretende ser considerado para outros cargos dentro da Alleima. Esta notificação constituirá um consentimento renovado para o tratamento dos seus Dados Pessoais e, deste modo, a Alleima conservará os seus Dados Pessoais por mais 12 meses.

A Alleima procurará enviar-lhe um lembrete por e-mail findo o período de doze meses. Se for contratado pela Alleima, guardaremos os seus Dados Pessoais durante o período contratual estabelecido de acordo com o Aviso de Privacidade de Dados dos Funcionários da Alleima.

2.4. Estabelecer, exercer e defender direitos judiciais

A Alleima poderá fazer o tratamento dos seus Dados Pessoais com o objetivo de estabelecer, exercer e defender potenciais direitos judiciais. Os Dados Pessoais tratados para estes objetivos incluem as mesmas categorias de Dados Pessoais, conforme descrito anteriormente.

Os seus Dados Pessoais obtidos de acordo com esta secção 2.4 são tratados com base no legítimo interesse da Alleima em estabelecer, exercer e/ou defender possíveis direitos judiciais em caso de litígio ou controvérsia entre o leitor e a Alleima relativamente ao processo de contratação e/ou à sua candidatura.

Tal como acima explicado, os Dados Pessoais tratados para este objetivo serão conservados até ao encerramento do processo de candidatura ao cargo a que se candidatou e por mais nove meses ou pelo período mais longo ou mais curto permitido no seu país a fim de exercer, estabelecer ou defender direitos judiciais.

3. Divulgação e transferência de Dados Pessoais

A Alleima pode divulgar Dados Pessoais tratados para os objetivos estabelecidos na secção 2 anterior, a outras empresas dentro do grupo Alleima. Estes destinatários poderão estar localizados em países exteriores à UE/EEE. Para garantir a proteção adequada dos Dados Pessoais quando os mesmos são transferidos (independentemente do país para o qual são transferidos), tanto a entidade emissora como a entidade recetora da Alleima celebraram o acordo de transferência de dados intragrupo da Alleima. Desta forma, a entidade recetora da Alleima tem a obrigação de salvaguardar os Dados Pessoais, por exemplo, cumprindo as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia no que se refere à transferência de dados.

Além disso, a Alleima poderá partilhar dados com partes externas, como vendedores e prestadores de serviços que tratam os Dados Pessoais de acordo com as instruções da Alleima. Se os Dados Pessoais forem transferidos para fora da UE/EEE, a Alleima garante que foram celebrados os acordos que contêm as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia entre a entidade da Alleima que transfere os dados e a parte recetora externa. Em alternativa, serão aplicadas outras salvaguardas antes da referida transferência.

Tem o direito de receber uma cópia de qualquer documentação que demonstre que foram aplicadas as salvaguardas adequadas para proteger os seus Dados Pessoais durante uma transferência fora da UE/EEE, independentemente de se tratar de uma transferência dentro do grupo ou de uma transferência para uma parte externa. Para solicitar essa confirmação, envie o seu pedido para privacy@alleima.com.

As transferências de acordo com esta secção 3 serão efetuadas para os mesmos fins que os descritos anteriormente e baseiam-se no mesmo fundamento jurídico que o aplicável a cada objetivo estabelecido na secção 2 acima.

Se pretender obter mais informações sobre os países fora da UE/EEE para os quais os seus dados pessoais podem ser transferidos, entre em contacto connosco através de privacy@alleima.com.

A Alleima também poderá fornecer os seus Dados Pessoais (como nome, número de segurança social, morada e informações relativas aos seus rendimentos) a autoridades governamentais com o objetivo de cumprir obrigações legais, por exemplo, na área de contabilidade e declarações fiscais.

4. Os seus direitos

4.1. Direito de retificação e acesso

A Alleima tomará medidas, de acordo com o RGPD, para manter os seus Dados Pessoais precisos, completos e atualizados. Se identificar que quaisquer Dados Pessoais relativos a si são inadequados, estão incompletos ou incorretos, tem o direito de solicitar a correção dos mesmos.

Além disso, tem também o direito de pedir o acesso aos Dados Pessoais que tratamos sobre si. Este pedido deve ser feito em https://www.alleima.com/privacy

4.2. Na lista abaixo, pode consultar mais especificamente os direitos no âmbito do RGPD. Todos os pedidos devem ser feitos em https://www.alleima.com/privacy

1. a) saber ao certo se os seus Dados Pessoais estão a ser tratados. Se for o caso, tem o direito de aceder aos seus Dados Pessoais e a informações adicionais, como o objetivo do tratamento. Também tem direito a receber uma cópia dos Dados Pessoais sujeitos a tratamento. Se fizer o pedido por via digital, as informações serão disponibilizadas num formato de leitura ótica.
2. b) opor-se, tendo em conta a sua situação específica, a qualquer tratamento dos seus Dados Pessoais com base num legítimo interesse da Alleima;
3. c) nos casos em que o tratamento foi baseado no seu consentimento, retirar o seu consentimento a qualquer momento;
4. d) solicitar a eliminação dos seus Dados Pessoais, em determinadas circunstâncias;
5. e) restringir o tratamento dos seus Dados Pessoais, em determinadas circunstâncias; e
6. f) de acordo com os requisitos do RGPD relativos à portabilidade dos dados, receber uma cópia de leitura ótica dos Dados Pessoais tratados com base no seu consentimento e quando é que forneceu os dados pessoais à Alleima.

4.3. Reclamações junto da autoridade de supervisão

Tem sempre o direito de apresentar uma reclamação relativamente ao tratamento dos seus Dados Pessoais junto da autoridade competente responsável pela proteção de dados no país onde vive, onde está a trabalhar ou onde acredita ter ocorrido uma violação do RGPD.

5. Informações de contacto

O responsável pelo controlo dos Dados Pessoais é a entidade da Alleima à qual se está a candidatar e outra entidade do grupo Alleima, se for necessário cumprir os objetivos anteriormente indicados. Se não souber quem é o responsável pelo controlo dos seus Dados Pessoais, entre em contacto connosco através de privacy@alleima.com.

6. Revogação do consentimento

Pode revogar, a qualquer momento, um ou todos os consentimentos anteriores que deu à Alleima relativos ao tratamento dos seus Dados Pessoais.

Para revogar o seu consentimento, contacte a Alleima em https://www.alleima.com/privacy.

A Alleima cessará o tratamento dos seus Dados Pessoais relativamente aos objetivos para os quais o seu consentimento foi revogado e receberá confirmação por parte da Alleima de que os seus Dados Pessoais já não estão a ser tratados para esse objetivo.